局机关各科室:

为加强我局采购内部控制制度建设,有效落实主体责任,根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《海口市市级预算单位政府采购内部控制规范》等法律法规和文件规定我局制定了《海口市医疗保障局采购内部控制规范》,已经局长办公会审议通过,现印发给你们,请认真贯彻执行。

海口市医疗保障局

2022年1月12日

(此件主动公开)

海口市医疗保障局采购内部控制规范

第一章  总  则

第一条    为规范本单位采购行为,压实主体责任,防范和控制采购风险,根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等相关法律法规及《海口市市级预算单位政府采购内部控制规范》,制定本规范。

第二条    应当按照“分事行权、分岗设权、分级授权、内部牵制”的总体要求,建立和完善全面管控、重点突出、分工制衡、运转高效、问责严格的政府采购内部运转和管控制度,实现对政府采购权力运行的有效制约。

第三条    本制度所称政府采购是指局机关各科室使用财政性资金,采购集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务。集中采购目录和采购限额标准,按市财政局的规定执行。

第四条    应当落实政府采购政策,体现政府采购对科技创新、绿色发展、扶贫脱困、中小企业发展等相关领域的支持。

第一部分  政府采购

第二章  管理机构和职责分工

第五条    政府采购工作实行统一领导、分工负责、归口管理。局办公室为采购归口科(室),承担本单位采购主体责任。财务、法规、业务等(包括科室和岗位,下同)各司其职,发挥机构和岗位的相互监督和制约作用,共同做好政府采购工作。

根据实际需要,可设立政府采购领导小组,统一领导和管理本单位采购工作。领导小组下设办事机构,负责政府采购活动的组织协调等相关工作。

第六条    应当将政府采购工作纳入重点工作范围进行研究与决策。对采购预算调整、采购方式变更等重大采购事项,按照部门决策流程要求报相关领导或会议讨论通过后执行。达到政府采购限额以上的项目经费支出,由相关项目承办科室(业务科室)提请局党组会议审定。

第七条    应当实行不相容岗位相分离。内部机构和岗位根据业务流程和职责权限,建立相互协同和制衡机制,既做到采购与财务、资产、业务等部门(岗位)有效衔接,又确保“管钱”与“管事”相分离,采购需求制定与内部审核、采购文件编制与复核、合同签订与验收等岗位相分离。

第八条    应当加强采购岗位风险防控。建立关键岗位的定期轮岗制度或者专项审计制度,对采购需求、专家选取、评审现场、履约验收等重点环节应当由2人以上共同办理,并明确主要责任人。

第九条    采购归口科(室)设在局办公室,负责政府采购活动的组织实施,主要包括:

(一)政府采购法律法规和政策规定的贯彻宣传和协调执行;

(二)政府采购制度的制定和解释;

(三)政府采购项目信息公开;

(四)政府采购项目的组织实施;

(五)受理、答复政府采购询问和质疑,配合财政部门开展投诉处理调查取证工作;

(六)配合业务科(室)、财务(岗位)等做好政府采购项目的履约验收和绩效评价;

(七)对采购限额标准以下的采购活动开展指导和监督;

(八)整理、归集政府采购档案;

(九)其他本单位规定的政府采购相关工作。

第十条    业务科(室)主要负责:

(一)向财务(岗位)申报本处室政府采购预算和采购计划,提出采购申请;

(二)配合采购归口科(室)做好政府采购项目的组织实施和询问质疑答复;

(三)牵头开展政府采购项目的履约验收;

(四)按照合同约定向财务(岗位)提出资金支付申请;

(五)配合做好单位政府采购项目绩效评价。

第十一条        财务(岗位)主要负责:

(一)组织编报本单位政府采购预算和采购计划;

(二)编报本单位政府采购信息统计报表;

(三)提出政府采购合同支付申请;

(四)办理政府采购资产登记入账手续;

(五)开展本单位政府采购项目的绩效评价。

第三章  政府采购预算与计划管理

第十二条        所有政府采购项目都应当纳入政府采购预算编报范围,做到应编尽编,与部门预算同步编报,严禁“无预算采购”或“超预算采购”。要依照财政部《关于印发政府采购品目分类目录的通知》(财库〔2013〕189号)要求,分货物、工程和服务类编制,并细化到具体项目,列明拟采购项目的名称、数量和预算金额等内容。

第十三条        政府采购预算应当根据下列因素编制:

(一)部门预算;

(二)集中采购目录和采购限额标准;

(三)资产配置标准;

(四)政府采购政策功能;

(五)为实现政府采购政策功能预留的采购份额,如专门采购中小企业产品、创新产品、贫困地区农副产品等。

第十四条        政府采购应当严格按照批准的预算执行,不得化整为零和改变预算用途。在预算执行过程中需要调整、追加政府采购预算的,由业务科室重新制定采购计划,拟定计划经局党组会同意后报市财政局批准。

第十五条        财务(岗位)应当根据批复的年度预算,在预算管理一体化系统中填报采购计划,明确采购项目、预算金额、采购时间、组织形式等内容。

第四章  采购需求管理

第十六条        采购归口科(室)按有关规定确定采购代理机构,根据业务科室提供的采购计划,进一步了解相关市场行情、产业发展等,根据国家经济和社会发展政策、预算安排及绩效目标、采购管理制度、市场状况,合理确定采购需求,进行价格测算。必要时,可邀请相关专业人员或者第三方机构参与咨询论证。

第十七条        向社会公众提供的公共服务项目的采购需求,应当在本单位门户网站上征求社会公众的意见。

第十八条        采购需求应当完整、明确,包括下列内容:

(一)采购标的需实现的功能或者目标,以及为落实政府采购政策需满足的要求;

(二)采购标的需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范;

(三)采购标的需满足的质量、安全、技术规格、物理特性等要求;

(四)采购标的的数量、采购项目交付或者实施的时间地点;

(五)采购标的需满足的服务标准、期限、效率等要求;

(六)采购标的的验收标准;

(七)采购标的的其他技术、服务等要求。

根据价格测算情况,可在采购预算额度内合理设定最高限价,但不得设定最低限价。

第五章  采购文件编制

第十九条        采购归口科(室)应当根据项目特点和采购需求,牵头编制采购文件(招标文件、谈判文件、磋商文件、询价通知书等)。委托采购代理机构开展采购活动的,应当认真审核采购代理机构编写的采购文件,并以书面形式确认。

第二十条        政府采购活动应当平等对待本国企业、外资企业等各类市场主体。采购文件中不得对民营企业设置不平等条款,不得对内资企业和外资企业在中国境内生产的产品、提供的服务区别对待。严禁仅按照进口设备的技术路线、技术标准或者专利设定指标歧视本国产品。

第二十一条           对集中采购目录以内或者采购限额标准以上的政府采购项目适宜由中小企业提供的,应当在采购文件中规定专门面向中小企业采购。

对于非专门面向小微企业的政府采购项目,应当在采购文件中对小微企业报价按照《政府采购促进中小企业发展管理办法》(财库〔2020〕46号)给予扣除,用扣除后的价格参与评审。

第二十二条           拟采购的产品属于节能产品或者环境标志产品品目清单范围的,应当对获得节能产品、环境标志产品认证证书的产品,实施优先采购或者强制采购。采购文件中应当载明对产品的节能环保要求、合格供应商和产品的条件及相关评审标准。

第二十三条           采购文件中应当规定通过“信用中国”渠道查询政府采购信用信息,并明确查询截止时点、查询记录留存方式、信用信息使用规则等内容。对相关领域存在严重违法失信行为的供应商,应当拒绝其参加政府采购活动。

第二十四条           采购文件中应当明确接收质疑函的方式、联系部门、联系电话和通讯地址等信息。

第二十五条           对允许采用分包方式履行合同的,采购文件中应当明确可分包履行的具体内容、金额或者比例。

第二十六条           采购文件不得要求供应商提供可通过互联网或者相关信息系统查询的信息。除必要的原件核对外,对于供应商能够在线提供的材料,不得要求供应商同时提供纸质材料。

采购文件对投标(响应文件)的格式、形式要求应当简化明确,不得因装订、纸张、文件排序等非实质性的格式、形式问题限制和影响供应商投标(响应)。

第二十七条           电子化采购项目,电子采购文件免费向供应商提供。非电子化采购项目,发售采购文件收取的费用限于补偿印刷、邮寄的成本支出,不得以营利为目的。

第二十八条           采购文件的内容不得违反法律、行政法规、强制性标准、政府采购政策,或者违反公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则。有上述情形,影响潜在供应商投标或者资格预审结果的,应当修改采购文件或者资格预审文件后重新开展采购活动。

第六章  进口产品采购申请

第二十九条           应当建立进口产品内部审核论证制度,并对所属预算单位进口产品申请严格把关。本国产品能够满足需求的,原则上不得申请采购进口产品。本国产品性能基本满足需求,但设备性能、技术水平与进口产品存在差距的,可申请采购部分进口设备,并在申请材料中明确本国产品采购比例。

第三十条        拟采购进口产品的,采购归口部门应当按照《政府采购进口产品管理办法》(财库〔2007〕119号)规定,组织专家进行论证,按部门决策流程要求报相关领导或会议讨论通过后,汇总相关材料再报市财政局审核。未按规定审核的,不得采购进口产品。

第三十一条           在采购活动开始前未获市财政局同意的,视为拒绝采购进口产品,应当在采购文件中明确规定不允许进口产品参加。未在采购文件中明确规定的,视为拒绝采购进口产品。

第三十二条           经市财政局同意采购进口产品的,应当优先采购向我国企业自愿转让技术、与我国企业签订消化吸收再创新方案的供应商的进口产品。

第七章  政府采购信息公开

第三十三条           采购归口科(室)当严格遵守政府采购法律法规规定的期间,按照采购流程完整、及时地编制各类公告信息,在“海南省政府采购网”公开发布。涉及国家秘密和商业秘密的除外。采购归口科(室)应当对政府采购公告信息的真实性、准确性、合法性负责。公告信息不得有虚假和误导性陈述,不得遗漏依法应当公开的事项。

第三十四条           采购归口科(室)应当在“海南省政府采购网”公开具体采购意向,包括采购项目名称、预算金额、采购需求概况、预计采购时间等。采购意向按项目公开,公开时间原则上不得晚于采购活动开始前30日。

第三十五条           采购归口科(室)应当按照财政部《政府采购公告和公示信息格式规范(2020年版)》(财办库〔2020〕50号)编制政府采购公告信息,规范填写各项要素。其中:

(一)免费提供采购文件的,应当在采购公告附件中上传采购文件;发售采购文件的,应当在中标、成交结果公告附件中上传采购文件;

(二)采购公告应当完整提供采购人、采购代理机构的信息,包括名称、地址、联系方式等内容,不得缺漏;

(三)采购公告中获取采购文件的时间,不得早于采购公告发布的时间;

(四)委托社会代理机构开展采购活动的,中标、成交结果公告中应当载明代理服务收费来源、收费标准及金额;

(五)拟采用单一来源方式采购的,专家论证意见应当由每位专家分别手写填列,并作为单一来源公告的附件上传。

第八章  采购项目组织实施  

第三十六条           政府采购项目应当严格按照政府采购法及其实施条例、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)、《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部令第74号)等法律法规的规定组织实施。

第三十七条           集中采购目录以内的项目,由采购归口科(室)填写委托信息,签订委托协议,委托市政府采购中心开展采购活动。

集中采购目录以外且采购限额标准以上的项目,可由我局自行组织实施,也可委托社会代理机构组织实施。

委托社会代理机构采购的,采购归口科(室)应当综合考虑专业领域、评审场所等因素,在“海南省政府采购网”公布的社会代理机构名录中提出初选意见,按部门决策流程要求报相关领导或会议讨论通过后,与代理机构签订书面委托代理协议。

集中采购目录以外且采购限额标准以下的项目,按照我局相关规定执行。

第三十八条           采购归口科(室)应当根据政府采购法律法规规定的条件,结合项目特点和采购需求,按照预算支出标准,确定适宜的采购方式,按部门决策流程要求报相关领导或会议讨论通过。其中:达到公开招标数额标准及以上的项目,应当采用公开招标方式采购。

符合政府采购法规定情形,拟采用非招标方式采购的,应当在开展采购活动前报市财政局审批。

第三十九条           由我局自行组织采购的,应当由采购归口科(室)会同法规、财务、业务等科(室)(岗位)组建采购小组,按照政府采购法律法规规定开展采购活动。

第四十条           采购人员与供应商有利害关系的,应当回避。

第四十一条           采购归口科(室)可在政府采购评审专家库中随机抽取评审专家。

采购政务信息系统的,应当指派熟悉情况的工作人员作为采购人代表参与评审。

评审专家名单在评审环节保密,在公布中标、成交结果时公开,接受社会监督。

业务科室原则上不派人员作为采购代表参与评标(如项目确有需要,可委托采购代理机构从专家库中选派人员作为采购代表参与评标),特殊情况确需派代表参加评标的须先后报请该科室对应的局分管领导、局主要领导审批同意。开评标监督代表应由财务(岗位)、政策法规科各派一名监督代表参加。

第四十二条           采购归口科(室)应当自收到评审报告之日起5个工作日内,在评审报告推荐的中标、成交候选人中按顺序确定中标、成交供应商。

在公告中标、成交结果的同时,应当向中标、成交人发出中标、成交通知书。任何单位和个人不得违法改变中标、成交结果。 除财政部规定的情形外,不得以任何理由组织重新评审。不得通过对样品检测、对供应商考察等方式改变评审结果。

第九章  询问质疑答复和投诉处理

第四十三条           采购归口科(室)在3个工作日内对供应商依法提出的询问作出答复,答复内容包括采购项目相关情况说明、法律依据等,不得涉及商业秘密。

第四十四条           采购归口科(室)在收到供应商书面质疑后7个工作日内作出答复,并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。采购人员不得拒收供应商在法定质疑期内发出的质疑函。

第四十五条           供应商对评审过程、中标、成交结果提出质疑的,采购归口科(室)可以组织原评标委员会、谈判小组、询价小组或者磋商小组协助答复质疑。

第四十六条           供应商质疑不成立,或者成立但未对中标、成交结果构成影响的,继续开展采购活动;供应商质疑成立且影响或者可能影响中标、成交结果的,按照下列情况处理:

(一)对采购文件提出的质疑,依法通过澄清或者修改可以继续开展采购活动的,澄清或者修改采购文件后继续开展采购活动;否则应当修改采购文件后重新开展采购活动。

(二)对采购过程、中标或者成交结果提出的质疑,合格供应商符合法定数量时,可以从合格的中标或者成交候选人中另行确定中标、成交供应商的,应当依法另行确定中标、成交供应商;否则应当重新开展采购活动。

质疑答复导致中标、成交结果改变的,采购归口科(室)应当书面报告市财政局。

第四十七条           询问或者质疑事项可能影响中标、成交结果的,应当暂停签订合同。已经签订合同的,应当中止履行合同。

第四十八条           我局收到暂停采购活动通知后,应当立即中止采购活动,在法定暂停期限结束前或者市财政局发出恢复采购活动通知前,不得进行该项采购活动。

第四十九条           财政部门依法进行投诉处理调查取证的,有关单位和人员应当如实反映情况,并提供相关材料。

第十章  政府采购合同

第五十条        业务科(室)应当在中标、成交通知书发出之日起30日内,与中标、成交供应商签订书面政府采购合同。

合同不得对采购文件确定的事项和投标(响应)文件作实质性修改。不得向中标、成交人提出任何不合理的要求作为签订合同的条件。

第五十一条           收取履约保证金的,应当允许供应商自主选择以支票、汇票、本票、保函等非现金形式缴纳或者提交,并在合同中约定履约保证金退还的方式、时间、条件和不予退还的情形。履约保证金数额不得超过合同金额的10%。

第五十二条           中标、成交供应商拒绝签订合同的,采购归口科(室)可以根据采购文件规定,按照评审报告推荐的中标、成交候选人名单排序,确定下一候选人为中标或者成交供应商,也可以重新开展政府采购活动。

第五十三条           在预算保障的前提下,对于购买内容相对固定、连续性强、经费来源稳定、价格变化幅度小的政府购买服务项目,可以签订不超过3年的政府购买服务合同。

第五十四条           政府采购合同自签订之日起2个工作日内在“海南省政府采购网”公告。

第十一章  履约和验收

第五十五条           对于满足合同约定支付条件的,财务(岗位)应当自收到发票后25日内提交完成报账。不得以机构变动、人员更替、政策调整等为由延迟付款,不得将采购文件和合同中未规定的义务作为向供应商付款的条件。

第五十六条           业务科(室)可自行组织项目验收或者委托采购代理机构验收。组织项目验收时,应当制定验收方案,出具验收书。验收书包括每一项技术、服务、安全标准的履约情况。业务部门负责人对验收结果负责。

大型或者复杂的政府采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。验收方成员应当在验收书上签字,并承担相应的法律责任。

政府向社会公众提供的公共服务项目,验收时应当邀请服务对象参与并出具意见,验收结果在“海南省政府采购网”公告。

对采购人和使用人分离的采购项目,应当邀请实际使用人参与验收。可以邀请参加本项目的其他投标人或者第三方机构参与验收。参与验收的投标人或者第三方机构的意见作为验收书的参考资料一并存档。

第五十七条           政府采购合同的履行、违约责任和争议解决等适用民法典。对政府采购合同有争议,无法达成一致意见的,各单位可就争议事项向人民法院提起民事诉讼。

第十二章  资产和采购档案管理

第五十八条           财务(岗位)应当按照资产管理有关规定,及时办理政府采购资产登记入账手续。

第五十九条           建立政府采购档案管理制度,做到每项采购活动全程留痕、可追溯。采购归口科(室)负责整理、归集及保管政府采购档案。政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。采购文件可以用电子档案方式保存。

第六十条        采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等。

第十三章  信用管理和监督检查

第六十一条           应当对参与政府采购活动的相关方开展信用评价。

第六十二条           应当加强政府采购的监督,主动接受财政、审计、纪检监察等部门的监督检查,采购人员和有关人员应当如实报告有关情况,及时提供有关材料。

第六十三条           任何人不得向供应商、采购代理机构索要或者接受其给予的财物或者与采购无关的其他商品、服务。不得向供应商、采购代理机构报销应当由个人承担的费用。

第六十四条           应当建立政府采购内部协同监督机制,采购活动全程接受纪检监察组、机关纪委和内部审计等部门的监督。对采购活动中的违法违规行为,纪检监察组和机关纪委负责开展调查处理。涉嫌犯罪的,移交相关部门依法追究刑事责任。

第二部分  非政府采购

第六十五条           采购预算金额达到15万元以上(含15万元)且未达到政府采购限额标准的项目,须将项目采购需求提请局办公会审定后,才能进行采购。原则上委托代理机构参照政府采购的方式进行采购(如遇项目急需开展等特殊情况,且经局长办公会审定的项目除外)。

第六十六条           采购预算金额在3万元以上(含)15万元以下的项目,原则上自行采用非政府采购方式进行采购。项目采购科室应将(符合资格条件的供应商不少于3家)项目采购情况提请局长办公会审定后,方可确定成交供应商(如遇项目急需开展等特殊情况,且经局长办公会审定的项目除外)。

第六十七条           采购预算金额在3万元以下的项目,原则上自行采用非政府采购方式进行采购,不对参与供应商的数量做要求,采购价格不得高于同期市场平均价。

第六十八条           采用询价方式开展采购的非政府采购项目,按《海口市医疗保障局关于规范自行采购项目询价工作的通知》执行。

第十四章  附  则

第六十九条           对在政府采购活动及询问质疑答复和投诉处理过程中知悉的国家秘密、商业秘密、个人隐私和依法不予公开的信息,采购人员和有关人员应当保密。

第七十条        涉密政府采购项目,按照财政部、国家保密局《涉密政府采购管理暂行办法》(财库〔2019〕39号)实施。

第七十一条           因新冠疫情防控和其他不可抗力所实施的紧急采购,可不执行政府采购法规定的方式和程序,采购进口物资无需审批。

第七十二条           本规范从印发之日起施行。《海口市医疗保障局政府采购管理制度》同时废止。本规范未尽事宜,或者本规范执行期间,国家、省、市出台新规定的,按照新规定执行。

附件:1. 海口市医疗保障局关于政府采购限额以上项目

采购计划审批表

2.海口市医疗保障局关于政府采购限额以下(非集采)项目采购计划审批表

3.海口市医疗保障局政府采购流程图

4.政府采购项目履约验收书(参考模板)

5.项目验收结果公告(参考模板)

附件.zip